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Azure Subscriptions im Enterprise Agreement verwalten

UPDATE: Danke für den Einwand Christian D. - Berichtigung im Bereich der Departments. Bei erreichen eines auf den Departments gesetztes spending Limit führt nicht zur Deaktivierung der Subscription. Es dient nur zur eigenlichen Notifizierung.

Ich will heute über die Verwaltung von Azure Subscriptions innerhalb eines Enterprise Agreements berichten. Leider gibt es hier wenig Informationen, auch ist es vielfach gerade für Partner schwierig dem Kunden zu helfen. Der Partner selbst hat keinen Zugriff auf das sogenannte EA Portal und kennt daher sehr oft auch gar nicht die Möglichkeiten die hier vorhanden sind.

Die Anforderung

Ein größeres Unternehmen hat meist ein Enterprise Agreement und im Rahmen dessen eventuell auch bereits bestehende Enrollments die für die Azure Nutzung zugelassen sind. Viele Unternehmen wissen das teilweise nicht und haben eigene Azure Subscriptions erzeugt die dann mit einer Kreditkarte abgerechnet werden.

Der Vorteil des Enterprise Agreements ist relativ schnell ersichtlich. Eine gesammelte Übersicht der Kosten. über mehrere Subscriptions hinweg, Kostenkontrolle und die Möglichkeit zu delegieren wer welche Kosten verursachen darf. Alles in allem der Traum eines Kontrollers.

Vorbereitungen

Der erste Schritt ist festzustellen, ob man überhaupt Zugriff auf das Enterprise Agreement Azure Portal unter der URL https://ea.azure.com hat. Wenn Sie selbst dieses Portal noch nie verwendet haben, ist der einzig berechtigte Account derselbe Microsoft Account der auch auf das Volume Licensing Portal Zugriff hat. Ist auch dieser nicht berechtigt, ist meist ein Anruf bei dem zuständigen Key Accounter von Microsoft notwendig um das Portal freischalten zu lassen.

Übersicht

Nachdem die Vorbereitungen geschafft sind, bekommt man nach der Anmeldung eine Übersicht aller Enrollments auf die der angemeldete User Account Rechte hat. In meinem Fall sind das zwei Abos. Dies entspricht im Normalfall auch zwei Enterprise Agreements. Die Balance gibt an, wie viel Budget noch auf dem Agreement vorhanden ist, Die Overage gibt die über der Balance verbrauchten Kosten an. Balance ist meist eine im Vorhinein bezahlte Summe an Azure Kosten, die man bei Abschluss des EA gebucht hat.

EA Portal

Wählt man ein Enrollment aus, werden darunter die entsprechende Informationen angezeigt: Die Laufzeit, Support und zum Beispiel welche Administratoren eingetragen sind auf der rechten Seite angezeigt. Die ersten interessanten Einstellungen sind gleich darunter zu finden:

EA Portal Settings

Auth Level: Per Default steht hier 'Microsoft Account'. Damit können auch _NUR_ Microsoft Accounts innerhalb des EA Portals verwendet werden. Das will man normalerweise umstellen. Es macht gerade im EA Umfeld Sinn, die meist schon synchronisierten Accounts eines Azure Active Directories hier zu verwenden. 'Mixed Account' erlaubt aber trotzdem die Berechtigung von Microsoft Accounts, wenn man zum Beispiel einen Partner hat, der auch Zugriff auf das Portal haben soll, aber keinen Account im eigenen AAD besitzt. Ein Tipp am Rande: Ändert man die Einstellung von Microsoft Only auf Mixed, benötigt es ca. 24 Stunden bis ein AAD Account auch wirklich bei der Anlage von Subscriptions als Account Owner eingetragen wird. Sofort nach Ändern des Parameters kann ein Zugeordneter AAD Account keine Subscriptions anlegen - das dauert eben einige Zeit.

Azure Marketplace: Damit ist es möglich generell die Nutzung des Azure Marketplace ein- oder auszuschalten.

DA view Charges: Steht per default auf Disabled. Wir haben auch noch nicht 100% rausgefunden was es bedeutet, aber wir vermuten, dass die Reports und der Detailgrad der Reports dadurch beeinflusst werden. (DA => departmental?)

AO view Charges: Steht per default auf Disabled, Wir haben auch noch nicht 100% rausgefunden was es bedeutet, aber wir vermuten, dass die Reports und der Detailgrad der Reports dadurch beeinflusst wird.(AO => Account Owners?)

Department

Ein Schritt weiter unter Department kann man eine logische Einheit schaffen, genannt Department. Auf dem Level der Departments können zwei Dinge gemacht werden.

Department EA Portal

Einerseits können an dieser Stelle Quotas gesetzt werden. Dies erlaubt es auch zu beschränken, wie viel Kosten im jeweiligen Department verbraucht werden dürfen. Sind die Kosten aufgelaufen werden die entsprechenden Subscriptions suspended. Sind die Kosten aufgebraucht, werden die entsprechenden Admins notifiziert. Die Resourcen aber nicht gestoppt oder angehalten. Ja - richtig gelesen Subscription(s) - bedeutet, man kann hier sehr wohl auch mehrere Subscriptions einem Department zuordnen bzw. darunter anlegen.(also eigentlich noch eins drunter.. kommt gleich).

Der Administrator ist der zugeordnete Admin für dieses Department. Damit kann ich einzelnen Departments auch eigene Verantwortliche zuordnen, die für die Verwaltung zuständig sind, neue Subscriptions anlegen oder auch löschen.

Accounts

Die unglücklich gewählte Bezeichnung 'Accounts' ist am ehesten als 'KostenStelle' zu verstehen. Mehrere Accounts können einem Department zugeordnet werden und die Subscriptions hängen eigentlich unterhalb der Accounts.

EA Portal Accounts Page

...das bedeutet: 'Account' ist hier etwas ... verwirrend gewählt.

Accounts sind aber das Bindeglied zwischen Departments und deren Subscriptions. Das heißt, ein Account mit einem Account. Ein User kann einem Account zugeordnet werden und dieser User kann dann darunter Subscriptions anlegen. Der User kann aber nur maximal das Limit seines Departments ausnutzen.

Subscriptions

Hinter dem letzten Punkt 'Subscriptions' verbergen sich... SUBSCRIPTIONS!

EA Portal Subscriptions

Dort sind nochmal tabellarisch alle Subscriptions gezeigt mit den dazu passenden 'Accounts' (ja Accounts, nicht Usern!)

Reports

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Kostenkontrolle ist einer der größten Benefits im Enterprise Portal. Daher - auch eine eigene Reports Seite. Was kann man alles sehen?

  1. Auswählen der Abrechnungsperiode und entsprechende Anpassung des
  2. Graphen, der mir zeigt in welchem Monat welche Kosten angefallen sind
  3. umgelegt auf Service oder Hierarchy - was besonders dann genau zeigt welcher
  4. Account oder auch welche
  5. Subscription welche Kosten erzeugt hat.

Eigentlich schon sehr gut, aber es gibt noch mehr. In der Leiste oben kann man dies auch mit Power-BI selbst modifizieren und auswerten.

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Wem das nicht reicht, der kann unter der Download  Usage Monthly Reports, Advanced Reports und ganz exklusiv sogar einen API Key runterladen der erlaubt über ein Webservice die Abrechnungsdaten sogar direkt zu holen und selbst auszuwerten. Aber das würde jetzt wirklich etwas zu weit führen. Winking smile

Fazit

Wichtig ist, dass man sich bewusst ist, welche Subscriptions im Unternehmen existieren. Diese sind im besten Fall auch direkt aus dem EA Agreement heraus einem Department zugeordnet und einem verantwortlichen Account zugeordnet. Damit wird die Kostenkontrolle wesentlich einfacher und man behält auch bei mehreren Subscriptions den Überblick.

Happy Azure!

LG Christoph

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