Microsoft Project: Vorgangsarten – der Einfluss auf Ressourcenplanung

2018-02-06 | Barbara.Henhapl

Ich komme oft in Situationen, in denen ich erläutern darf, wie Project im Hintergrund funktioniert. Wer kennt das nicht: man ändert etwas an einem Vorgang und es passiert etwas, was man so nicht erwartet. Und nein, Project macht selten etwas anderes, als man ihm “sagt”. Nur ist einem oft nicht bewusst, dass man eine Anweisung gegeben hat.

Haben Sie diese Erfahrung auch schon gemacht? Sie haben einem Vorgang eine Ressource zu einem Prozentsatz zugeordnet, zum Beispiel 50%. Jetzt erhöhen Sie die Arbeit um wenige Stunden. Ist ja kein Problem, von 50% auf 100% ist ja noch viel Spiel, wird ja deswegen nicht gleich länger dauern – denkt man. Aber was tut Project? Es verlängert den Vorgang! Fazit: Project macht immer was es will und das ganz unlogisch.

Ich muss Project und damit die Entwickler der Product Group einmal ganz entschieden im Schutz nehmen (ich mache das nicht in allen Fällen …): Project macht genau das, was ihm gesagt wurde – aufgrund der Standardeinstellungen bei der Installationen. Aber fangen wir von vorne an.

Sie kennen vermutlich die Felder Arbeit, Dauer und Zuordnungseinheit. Die Eigenschaften von Zuordnungen werden in Project durch drei Parameter bestimmt - Dauer, Arbeit und Einheiten.

Die Dauer ist dabei das, was umgangssprachlich häufig als Durchlaufzeit bezeichnet wird, meist wird sie in Tagen angegeben.
Die Arbeit ist die tatsächliche Zeit, die durch die Ressourcen investiert wird, oft als Aufwand bezeichnet. Sie wird meist in Stunden definiert.
Die Einheiten beschreiben den Prozentsatz zu dem die Ressourcen an einem Vorgang beteiligt sind.
Arbeit: 8h    Dauer: 1T    Einheit: 100%
Arbeit: 8h    Dauer: 5T    Einheit: 20%

Das basiert auf der Formel: Arbeit = Dauer (in Arbeitstagen) x (Einheiten x Stunden pro Tag)

Wenn ich also einen Ressource einem Vorgang mit der Dauer von 5 Tagen zu 50% zuweise, wird diese Ressourcenzuordnung 20 Stunden Arbeit haben (50% x 5 Tage x 8 Stunden/Tag = 20 Stunden).

Die drei Parameter Arbeit, Zuordnungseinheit und Dauer stehen also in direkter Abhängigkeit. Was passiert, wenn ich schon eine Ressource zugewiesen habe und einen der Parameter ändere? Um die Gültigkeit der Formel zu erhalten, wird Project noch einen zweiten Parameter ändern. Project verfügt zur Berechnungslogik über gewisse Voreinstellungen, aber Sie können sie anpassen. Dazu steht das Feld (Vorgangs)Art zur Verfügung. Sie können es als Spalte in jeder Vorgangstabelle einblenden. Sie finden es beim Öffnen des Dialogfensters Informationen zum Vorgang auf der Registerkarte Erweitert.

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Und es ist in der Ansicht Vorgang Maske enthalten, wenn Sie den Bildschirm teilen. Es gibt drei Vorgangsarten: Feste Einheit, Feste Arbeit und Feste Dauer.

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Das Feld Vorgangsart ist eine Art Nagel, den Sie in einen Vorgang einschlagen. Sie legen damit fest, welcher Wert soweit möglich unverändert bleiben soll, wenn Sie einen der drei Werte in der oben beschriebenen Formel Arbeit = Dauer (in Arbeitstagen) x (Einheiten x Stunden pro Tag) ändern.

Feste Einheit

Wenn Sie als Vorgangsart Feste Einheit wählen, werden Änderungen an Arbeit die Dauer beeinflussen und umgekehrt, da die Einheiten unverändert bleiben sollen. Ein Beispiel:
Ein Projektteammitglied arbeitet zu 50% an einem Vorgang mit der Dauer von 5 Tagen und Arbeit von 20 Stunden, da er noch andere Aufgaben außerhalb Ihres Projekts hat.

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Jetzt zeigt sich, dass die Schätzung zu gering war und der Aufwand 40 Stunden beträgt. Wenn die Vorgangsart Feste Einheit eingestellt ist, wird sich die Dauer nach dem Ändern der Arbeit auf 10 Tage erhöhen.

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Feste Einheit ist die Standardeinstellung von Project und führt oft dazu, dass das Ergebnis nach Änderungen zu Irritationen führt.

Feste Arbeit

Wenn Sie als Vorgangsart Feste Arbeit einstellen, werden Änderungen an Einheit oder Dauer den jeweils anderen Wert beeinflussen. Wieder ist ein Projektteammitglied zu 50% einem Vorgang mit der Dauer von 5 Tagen und damit Arbeit von 20 Stunden zugeordnet.
Nach Änderung der Zuordnungseinheit auf 100% wird die Dauer von Project auf 2,5 Tage verkürzt, da die Arbeit von 20 Stunden gemäß Vorgangsart Feste Arbeit unverändert bleiben muss.

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Feste Dauer

Wenn Sie als Vorgangart Feste Dauer wählen, wird die Dauer unverändert bleiben und Änderungen an Arbeit und Einheit jeweils den anderen Wert modifizieren.
Wieder ist unser Projektteammitglied zu 50% einem Vorgang mit der Dauer von 5 Tagen und damit Arbeit von 20 Stunden zugeordnet. Nach Änderung der Zuordnungseinheit auf 100% wird die Arbeit von Project auf 40 Stunden erhöht, da die Dauer von 5 Tagen gemäß Vorgangsart Feste Dauer unverändert bleiben muss.

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Smarttags

Wenn Sie die beschriebenen Änderungen ausführen, sehen Sie ein Smarttag. Wenn Sie es öffnen, sehen Sie, dass die Option Ihrer Vorgangsart beschrieben wird.

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In diesem Beispiel ist die Vorgangsart Feste Dauer, so dass die vorausgewählte Option “… Dauer aber konstant halten.” lautet. Sie können an dieser Stelle aber auch die Alternativoption wählen. In diesem Beispiel entspricht die Beschreibung “die Dauer verändern, die Arbeit aber konstant halten” der Vorgangsart Feste Arbeit.

Ändern des Wertes, der als “Fest” gewählt ist

Wenn Sie den Wert ändern, der als “Fest” gewählt ist, passt Project das Verhalten entsprechend an.

Zusammenfassung

Die folgende Tabelle fasst die Beschreibung zusammen: Welche Änderung verursacht mit einer Vorgangsart die Neuberechnung welchen Wertes?

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Mehr dazu finden Sie auch unter Ändern der Vorgangsart. Probieren Sie es doch einfach einmal aus!

Categories: Project

Source: https://atwork.blog/post/2018/02/06/Vorgangsarten-der-Einfluss-auf-Ressourcenplanung